Offre actualisée le : 21.03.2025
La Ville de Gex
Ville historique et dynamique de 14’000 habitants, sous-préfecture du département de l’Ain, capitale administrative du Pays de Gex, située au pied de la Haute chaîne du Jura à 20 km de Genève,
RECRUTE
Un Assistant administratif du pôle Action Éducative et Sports (H/F)
Vacance de poste - Titulaire ou CDD 6 mois (renouvelable) - Temps complet
Cadre d'emplois des adjoints administratifs territoriaux
Sous l’autorité du responsable du pôle Action éducative et sports, vous serez en charge des missions suivantes :
MISSIONS
✓ Accueil du public :
- Accueil physique et téléphonique des usagers du service
- Renseignement et orientation le public dans ses démarches
- Mise à jour du portail famille en ligne : articles ; informations pratiques ; documents en téléchargement…
- Traitement des demandes de modifications des réservations des usagers : prévisions, annulations, absences…
- Participation à la communication à destination des familles : campagnes d’inscriptions, programmes du centre de loisirs, grèves…
✓ Gestion administrative des dossiers des usagers
- Réception, vérification et saisie des inscriptions scolaires, périscolaires et extrascolaires
- Rédaction et mise en forme des courriers relatifs aux activités du service
- Classement et archivage des dossiers des usagers
- Établir les factures relatives aux services de la vie scolaire
- Saisie des régularisations
- Gestion administrative des annulations partielles et totales des factures litigieuses
- Gestion administrative des protocoles d’accueil individualisés (PAI)
✓ Assistanat de la responsable Action éducative et Sports et des élus
- Assistance administrative au responsable AES : courriers ; comptes-rendus ; suivi de dossiers…
- Traitement des commandes des écoles : engagements, envois au fournisseurs, vérification et référencement des factures…
- Suivi des rapports d’incidents et déclaration à l’assurance
- Classement et archivage des documents produits par le service : bulletins de livraisons ; feuilles de pointage ; commandes de pain et de repas ; menus…
- Assistance administrative aux élus référents
PROFIL
Niveau souhaité : Baccalauréat ; anglais niveau A2 ou B1 apprécié • Gestion et organisation de son temps • Gestion des conflits • Gestion des publics difficiles • Environnement informatique • Outils informatiques • Connaissance de la langue française • Capacité rédactionnelle • Déontologie • Connaissance générale de la collectivité • Droits et obligations des fonctionnaires et agents publics • Être à l’écoute • Savoir travailler en équipe • Savoir travailler en autonomie • Rendre compte.
RÉMUNÉRATION
Rémunération statutaire, régime indemnitaire (IFSE + CIA), 13ème mois, tickets restaurant, participation employeur complémentaire santé et prévoyance.
CONDITIONS DE RECRUTEMENT
Poste permanent, à temps complet – 36h/semaine. (Horaires fixes, ½ journée fixe non travaillée par semaine).
CANDIDATURE
Prise de poste souhaitée : au plus tôt.
Les personnes intéressées sont priées de faire parvenir leur candidature (CV + lettre de motivation + certificats de travail pour les non titulaires) :
par courrier postal à Monsieur le Maire de Gex, 77 rue de l’Horloge, 01170 GEX
OU par mail à l’adresse recrutement@ville-gex.fr
OU via le formulaire en ligne :