Assistant de direction au secrétariat du maire (H/F)

Sous l’autorité du maire et du directeur général des services, l’assistant(e) de direction au secrétariat du maire aura pour missions principales d’assister M. le maire dans l’ensemble de ses activités, de traiter et d’enregistrer les courriers entrants, d’accomplir diverses missions au sein du pôle de la direction générale et de la communication.

MISSIONS

✓ Assistance apportée au maire dans l’ensemble de ses activités :

• Aide apportée au maire dans son organisation professionnelle : tenue de l’agenda, prise en charge des sollicitations, prise et préparation des rendez-vous, contrôle du circuit des parapheurs etc.
• Fort appui administratif : réponses aux courriers ainsi qu’aux invitations et sollicitations, préparation de dossiers en lien avec la direction générale et les services municipaux, rédaction de comptes rendus, tenue du planning général des réunions et événements…

✓ Traitement et enregistrement des courriers entrants :

• Gestion des courriers entrants sous toutes leurs formes, papier et numérique : lecture, tri, pré ventilation, enregistrement dans le logiciel dédié.
• Veille au respect des procédures « courrier » et aux suites données aux correspondances appelant une réponse.

✓ Missions diverses :

• Soutien administratif apporté à la direction générale des services dans sa production juridique.
• Polyvalence recherchée au sein du binôme Secrétariat du maire / Secrétariat DGS. Remplacements ponctuels.
• Soutien apporté au service Communication.
• Gestion du fichier protocole.

PROFIL

BAC PRO secrétariat • Expérience souhaitée dans un poste similaire d’assistante de direction • Très bonnes expressions écrite et orale • Connaissance du fonctionnement d’une collectivité territoriale et de l’environnement institutionnel • Logiciels bureautiques • Aisance relationnelle et diplomatie • Capacité d’écoute et de reformulation • Capacité à travailler tant en autonomie qu’en équipe • Rigueur, proactivité et réactivité • Discrétion et loyauté.

CONDITION DE RECRUTEMENT

• Poste à temps complet : 35h00 (horaires fixes).
• Rémunération statutaire, régime indemnitaire (IFSE + CIA), 13ème mois, tickets restaurant, participation employeur complémentaire santé et prévoyance.
• Poste incompatible avec le télétravail.

CANDIDATURE

Prise de poste souhaitée : juillet 2025.

Date limite des candidatures : 11 avril 2025.

Les personnes intéressées sont priées de faire parvenir leur candidature (CV + lettre de motivation + copie des diplômes + dernier arrêté de positionnement + dernière(s) fiche(s) d’évaluation) :

par courrier postal à Monsieur le Maire de Gex, 77 rue de l’Horloge, 01170 GEX

OU par mail à l’adresse recrutement@ville-gex.fr 

OU via le formulaire en ligne :